2014년에 개최되는 아시아청년대회의 성공적 개최를 위한 “아시아청년대회 준비회의”가 아시아 청소년 위원회 대표로 필리핀의 Tirona 주교님과 Patrick 신부, 한국 주교회의 대표로 박명기 신부와 조재연 신부, 김재형 간사가 각각 참여했고 대전교구 대표로 교구장 유흥식 주교님과 박진홍 신부, 허숭운 과장, 하느님 자비의종 선교회 모니카, 에스텔 선교사들이 참석한 가운데 3월 3일과 4일 양일간 대전 성남동 대철회관에서 개최됐다. 

이번 회의에서는 AYD 개최장소 답사와 AYD 주제, 개최날짜 및 일정, 재정에 대한 논의와 난항을 격은 프로그램팀과 리소스팀이 포함된 유스데스크 운영 등에 관한 전반적인 논의가 이루어 졌다.  

첫날인 3일 Tirona 주교님의 주례로 개막미사가 봉헌되었고, 대회장소와 숙소로 사용될 목천 국립중앙청소년 수련원과 숙소로 사용될 전의 정하상교육회관을 방문했다. 이후 파이널 패스티벌 장소로 사용될 해미읍성과 개막식이 열릴 솔뫼성지를 각각 방문했다.  

둘째날 오전부터 진행된 회의에서 Tirona 주교님은 “대전교구는 모든 인프라를 고루 갖추고 있다”면서 “그런 자원들을 활용하면 성공적인 대회개최가 가능할 것이며, 특히 탄생 성지와 순교성지인 솔뫼성지와 해미읍성은 접근성도 좋고 아름다워 참가하는 젊은이들에게 많은 영감을 줄 수 있을 것 같다”고 만족감을 나타냈다. 이어 일정 및 프로그램과 대회 재정을 논의하는 시간에는 청년들이 가장 많이 모일 수 있는 8월 10일부터 17일까지 청년대회를 개최하기로 하고 아시아청년대회와 한국청년대회가 동시에 개최되는 만큼 전체 8일 프로그램 중 4일은 각 교구로 나누어져 교구청년대회를 치르고 나머지 4일은 대전에 모여서 아시아 청년대회 본 프로그램을 진행, 한국청년대회은 대회기간 중 접목시켜 함께 운영하게 된다. 

오후에는 대회 주제 및 프로그램팀, 리소스팀 구성 등에 대해 논의를 했는데 대회 주제에 대해서 Tirona 주교님은 “‘아시아 청년들이여~’ 하는 식의 아시아 젊은이들에게 직접적인 호소 메시지가 필요”하다고 말했고, “또 교황님께서 10월 14일에 부활이나 순교자 삶에 대한 것들을 이미 언급하셨지만 지금 젊은이들의 문제는 신앙 가진 사람이 많지 않다는 것이다. 따라서 아시아 젊은이들이 신앙을 가지고 부활을 증거한다는 메시지가 더 필요하다.”라고 주문했다. 이에 대해 에스텔 선교사는 “직접적인 메시지가 되기 위해서는 더 생각해야 하고, 영문 표시가 적절치 않아서 다른 단어로 대체해도 될 것이다”며 한국어와 영어의 격차로 인해 주제 선정의 어려움을 토로했다. 또 대전교구장 유흥식 주교님은 “대전교구는 가장 많은 순교자들을 배출했기 때문에 한국천주교회 역사에서 가장 큰 보물과 같은 곳이다. 영문의 짧은 말로 정해지는 주제 선정 작업은 결코 쉽지 않기 때문에 전문가의 조언을 필요로 할 것이다”라고 제안했다. 

3일부터 양일간에 걸쳐 열린 아시아청년대회 준비회의는 주제 성경말씀을 로마 6,8의 내용으로 하고 순교, 선교 등을 중심으로 ‘아시아의 젊은이들이여~’ 라는 표현으로 시작되는 주제를 추후 논의 후 정할 것이며, 그리고 한국교회에서 먼저 검토 후 아시아 각국 대표가 가입되어 있는 유스데스크로 보낼 것이다.

프로그램 팀 구성은 한국교회와 대전교구가 초안을 만들고 2013년 9월에 다시 모두 모여 프로그램을 수정, 추후에 필요한 협력을 통해 결정해 나가는 것으로 결정했다. 또한 실무적인 업무는 대전교구 청소년사목국장 박진홍 요셉 신부와 아시아 청소년 위원회 총무 Patrick 신부가 협의해서 결정해 나가는 것으로 결론지었다. 4일 아침부터 시작된 준비 회의는 저녁 6시경 대전교구장 유흥식 주교님 주례의 폐막미사 봉헌으로 막을 내렸다. 

당초 2013년에 개최 예정이던 아시아청년대회와 한국청년대회가 2014년 세계청년대회 개최지인 브라질이 2014년 월드컵 개최지로 선정됨에 따라 2013년에 세계청년대회를 개최하고 2014년에 아시아 및 한국청년대회를 대전에서 개최하기로 했다.